Welche Prozesse sollten Sie zuerst digitalisieren? Der ultimative Leitfaden für KMUs

50 Prozesse, 5 Prioritäten – aber womit anfangen? Diese Frage stellen sich täglich hunderte Geschäftsführer in Deutschland. Der Posteingang quillt über, Excel-Tabellen wuchern wie Unkraut und irgendwo zwischen Angebotserstellung und Kundenverwaltung geht wertvolle Zeit verloren.

Dabei ist die Lösung oft näher als gedacht. Das Problem: Viele KMUs stürzen sich kopflos in die Digitalisierung und automatisieren nach Bauchgefühl. Das Ergebnis? Frustrierende Tools, die niemand nutzt, und verschwendete Ressourcen.

Wir zeigen dir einen systematischen Weg, wie du die richtigen Prozesse identifizierst und priorisierst.

Warum die richtige Reihenfolge über Erfolg oder Frust entscheidet

Stell dir vor, du automatisierst als erstes einen Prozess, der nur einmal im Quartal anfällt. Drei Monate Aufwand für 10 Minuten Zeitersparnis alle drei Monate. Währenddessen frisst die tägliche Angebotserstellung weiter 2 Stunden deiner wertvollsten Zeit.

Genau hier liegt der Unterschied zwischen erfolgreicher Digitalisierung und teuren Experimenten.

Quick Wins schaffen Vertrauen: Wenn das erste Automatisierungsprojekt spürbar Zeit spart, ist dein Team motiviert für weitere Schritte. Scheitert es, wird jede neue Idee skeptisch beäugt.

Ressourcen sind begrenzt: Als KMU hast du weder unbegrenzt Zeit noch Budget. Jede Entscheidung muss sitzen. Der richtige erste Schritt ebnet den Weg für alle weiteren.

Erfolg macht Appetit auf mehr: Nichts überzeugt so sehr wie messbare Ergebnisse. 5 gesparte Stunden pro Woche sind ein Argument, das auch der größte Digitalisierungs-Skeptiker versteht.

Die 3 goldenen Kriterien für Automatisierungs-Kandidaten

Nicht jeder Prozess eignet sich gleich gut für Automatisierung. Nach dutzenden Projekten haben wir drei Kriterien identifiziert, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Häufigkeit: Wie oft tritt der Prozess auf?

Je öfter ein Prozess läuft, desto größer der Impact durch Automatisierung. Ein täglicher 10-Minuten-Prozess spart dir 40 Stunden im Jahr. Ein monatlicher Prozess derselben Länge nur 2 Stunden.

Täglich = maximaler Impact: E-Mail-Benachrichtigungen, Datenexporte, Kundenanfragen-Weiterleitung

Wöchentlich = guter Impact: Reporterstellung, Bestandsabgleiche, Team-Updates

Monatlich oder seltener = geringer Impact: Jahresabschluss-Vorbereitungen, Quartalsupdates

Zeitaufwand: Wie lange dauert ein Durchlauf?

Zeit ist Geld – aber nicht jede gesparte Minute lohnt den Automatisierungsaufwand. Als Faustregel gilt: Prozesse unter 2 Minuten sind meist zu klein, Prozesse über 10 Minuten fast immer lohnenswert.

Unter 2 Minuten: Meist nicht automatisierenswert (außer bei sehr hoher Frequenz)

2-10 Minuten: Kann sich lohnen, je nach Häufigkeit

Über 10 Minuten: Fast immer ein guter Kandidat

Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde automatisierte seine 15-minütige Angebotsbearbeitung. Bei 3 Angeboten täglich entspricht das 11 gesparten Stunden pro Woche – fast 1,5 zusätzliche Arbeitstage.

KI-Tauglichkeit: Kann eine KI den Ablauf verstehen?

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Nicht alles, was wiederholt wird, kann sinnvoll automatisiert werden.

Sehr klar/viele Ausnahmen: E-Mail-Routing nach Stichworten, Standardantworten, Datenübertragung zwischen Systemen

Teilweise erkennbar: Angebotserstellung mit Standardbausteinen, Kundenkategorisierung, Terminplanung

Klarer Aufbau oder gut "lesbar": Komplexe Beratungsleistungen, kreative Aufgaben, strategische Entscheidungen

Der Automatisierungs-Potenzial-Schnelltest: Dein praktisches Bewertungstool

Genug Theorie. Jetzt wird's konkret. Wir haben ein einfaches Bewertungssystem entwickelt, mit dem du jeden Prozess in unter 2 Minuten bewerten kannst.

So funktioniert die Auswertung

9 Punkte (3+3+3) = Sofort automatisieren Dieser Prozess ist häufig, kostet viel Zeit und ist leicht von KI oder Regeln erfassbar. Hier holst du das Maximum raus.

8 Punkte = Sehr guter Kandidat Möglicherweise reicht schon eine einfache No-Code-Lösung mit Tools wie Make.com oder Zapier.

7 Punkte = Guter Automatisierungskandidat Kann sich lohnen – besonders wenn am Prozess gearbeitet wird, um ihn strukturierter zu machen.

6 Punkte = Kann sich als Teil eines größeren Projekts lohnen Eignet sich gut als Teil einer umfassenderen Prozessautomatisierung.

5 Punkte und weniger = Erstmal warten Meist zu selten, zu kurz oder zu unstrukturiert für sinnvolle Automatisierung.

Die Top-Automatisierungs-Kandidaten in der Praxis

9 Punkte – Sofort automatisieren

E-Mail-Anfragen mit ähnlichem Aufbau: Täglich trudeln Kundenanfragen ein, die nach dem gleichen Muster beantwortet werden können. Eine KI kann diese categorisieren und Standardantworten versenden oder an die richtige Abteilung weiterleiten.

Tägliche Datenexporte/Reports: Jeden Morgen dieselben Zahlen aus verschiedenen Systemen ziehen? Das schreit nach Automatisierung. Einmal eingerichtet, landet der Report pünktlich in deinem Postfach.

Beispiel: Ein E-Commerce-Unternehmen automatisierte seine täglichen Bestandsreports. Statt 30 Minuten manueller Arbeit läuft alles automatisch. Jahresersparnis: 125 Stunden.

8 Punkte – Sehr guter Kandidat

Angebotsbearbeitung mit Standardbausteinen: Wenn 80% deiner Angebote ähnlich aufgebaut sind, kann eine Automatisierung die Vorlage erstellen und nur individuelle Details müssen ergänzt werden.

Kundendaten-Updates zwischen Systemen: CRM, E-Mail-Tool, Buchhaltung – oft leben Kundendaten in verschiedenen Welten. Automatische Synchronisation verhindert Fehler und spart Zeit.

Wann sich der Aufwand lohnt: Bei 8 Punkten rechnet sich die Automatisierung meist schon nach wenigen Wochen. Guter Kandidat für den Einstieg.

7 Punkte – Lohnt sich meist

Onboarding-Prozesse mit manuellem Zwischenschritt: Neue Kunden oder Mitarbeiter durchlaufen oft ähnliche Schritte. Teile davon lassen sich gut automatisieren, andere brauchen den menschlichen Touch.

Komplexere Workflows: Manchmal sind einzelne Varianten oder Tool-Lücken der Grund für "nur" 7 Punkte. Hier lohnt es sich, den Prozess erst zu optimieren und dann zu automatisieren.

Kann sich lohnen – besonders wenn sowieso am Prozess gearbeitet wird: Wenn du den Ablauf ohnehin überarbeitest, ist es der perfekte Zeitpunkt für Automatisierung.

6 Punkte und weniger – Wann Automatisierung noch warten sollte

Reporting-Vorbereitung mit manueller Tabellenpflege: Automatisierung ist möglich – aber meist nicht wirtschaftlich.

Seltene manuelle Tätigkeiten: Einmal im Quartal 30 Minuten investieren? Dann investiere die Zeit lieber in einen 9-Punkte-Kandidaten.

Alternative Optimierungsansätze: Manchmal hilft schon ein besseres Tool oder eine Anpassung des Prozesses, ohne gleich zu automatisieren.

Häufige Fallen bei der Prozessauswahl

"Das machen wir schon immer so" – Tradition vs. Effizienz

Nur weil ein Prozess etabliert ist, heißt das nicht, dass er gut ist. Manchmal ist die beste Automatisierung, den Prozess ganz zu streichen.

Beispiel: Ein Kunde erstellte wöchentlich einen aufwendigen Report, den niemand las. Statt ihn zu automatisieren, haben wir ihn abgeschafft. Zeitersparnis: 100%.

Zu komplexe Prozesse als Einstieg wählen

Der Fehler vieler KMUs: Sie wählen den kompliziertesten Prozess, weil dort am meisten Zeit verschwendet wird. Besser: Mit einfachen Quick Wins starten und Erfahrung sammeln.

Prozesse ohne echten Mehrwert automatisieren

Automatisierung um der Automatisierung willen ist Geldverschwendung. Jede Minute gesparte Zeit muss einen Gegenwert haben – sei es durch produktivere Arbeit oder weniger Stress.

Von der Bewertung zur Umsetzung

Du hast deine Prozesse bewertet und die Top 3 Kandidaten identifiziert? Glückwunsch – jetzt wird's ernst.

Die ersten 3 Kandidaten auswählen

Start mit 9-Punkte-Kandidaten: Diese bringen schnelle Erfolge und motivieren für weitere Projekte.

Mix aus einfach und wertvoll: Ein sehr einfacher Prozess für schnelle Erfolgserlebnisse, ein wertvoller für echten Impact.

Nicht alles auf einmal: Maximal 3 Automatisierungen parallel, sonst verlierst du den Überblick.

Grober Aufwand und ROI abschätzen

Einfache Automatisierungen: 1-5 Tage Aufwand, ROI meist nach 2-8 Wochen

Mittlere Komplexität: 1-3 Wochen Aufwand, ROI nach 2-6 Monaten

Komplexe Projekte: 1-3 Monate Aufwand, ROI nach 6-18 Monaten

Wann externe Hilfe sinnvoll ist

Wenn dein bester Automatisierungs-Kandidat mehr als 7 Punkte hat und regelmäßig über 1 Stunde pro Woche kostet, rechnet sich meist professionelle Hilfe. Ein erfahrener Partner verkürzt die Umsetzungszeit erheblich und vermeidet teure Fehler.

Dein nächster Schritt: Vom Wissen zur Umsetzung

Theorie ist gut, Praxis ist besser. Deshalb haben wir zwei kostenlose Tools für dich entwickelt:

1. Der Automatisierungs-Potenzial-Schnelltest (Google Sheet)

Lade dir unser kostenloses Bewertungs-Template herunter und bewerte deine Prozesse systematisch. In 30 Minuten weißt du, wo dein größtes Automatisierungs-Potenzial liegt.

Das Template enthält:

• Vorgefertigte Bewertungsmatrix
• Automatische Punkteberechnung
• Priorisierungsliste deiner Prozesse
• Beispiele aus der Praxis

2. "Kill the Chaos" – Kostenloser Mini-Videokurs

Automatisieren, aber richtig. In 5 kurzen Videos erfährst du, was sich bei dir wirklich lohnt.

Unser kostenloser 5-Tage-Videokurs führt dich Schritt für Schritt durch die Prozessautomatisierung:

Tag 1: Was manuelle Prozesse wirklich kosten – und warum "haben wir schon immer so gemacht" teuer wird

Tag 2: Der Automatisierungs-Potenzial-Schnelltest in Aktion – mit Bewertungstool zum Download

Tag 3: Praxisbeispiele aus realen Automatisierungsprojekten – was funktioniert, was nicht

Tag 4: Case Study: Projektablauf von A bis Z – so läuft ein Automatisierungsprojekt wirklich ab

Tag 5: Deine nächsten Schritte – DIY, Tool-Lösung oder Profi-Hilfe?

Jeden Tag ein kurzes Video (5-8 Minuten) direkt in dein E-Mail-Postfach. Praxisnah, ohne Technik-Kauderwelsch und sofort umsetzbar.

Automatisierung ist kein Hexenwerk – aber auch kein Selbstläufer

Die richtigen Prozesse zu identifizieren ist der wichtigste Schritt für erfolgreiche Automatisierung. Mit dem 3-Kriterien-System und unserem Bewertungstool hast du das Handwerkszeug, um systematisch zu entscheiden.

Denk daran: Automatisierung ist ein Marathon, kein Sprint. Starte mit Quick Wins, sammle Erfahrung und baue dir Schritt für Schritt mehr Effizienz in dein Unternehmen.

Deine nächsten Schritte:

1. Lade den Automatisierungs-Potenzial-Schnelltest herunter und bewerte deine Top 10 Prozesse
2. Melde dich für "Kill the Chaos" an – 5 Tage, 5 Videos, 0 Euro
3. Starte mit deinem 9-Punkte-Kandidaten – auch wenn es nur eine kleine Automatisierung ist

In 4 Wochen wirst du den Unterschied spüren. In 6 Monaten willst du nie wieder zurück zu den alten, manuellen Prozessen.