CRM Software entwickeln lassen: Was es wirklich kostet (Transparenter Guide 2025)

Ein KMU mit 50 Mitarbeitern steht vor der CRM-Entscheidung. Salesforce: 450.000€ über 5 Jahre. Custom-CRM: 120.000€. Die Ersparnis von 330.000€ kennt nur 1% der Geschäftsführer – weil niemand über individuelle CRM-Entwicklung transparent spricht.

Während Google mit Artikeln über Standard-CRM-Preise überflutet wird, bleiben die Kosten für maßgeschneiderte Lösungen ein gut gehütetes Geheimnis. Das ist absurd. Denn gerade für deutsche KMUs kann Custom-CRM die wirtschaftlich sinnvollste Lösung sein.

Als Geschäftsführer stehst du vor einer Millionen-Euro-Entscheidung. Die falsche Wahl kostet nicht nur Geld, sondern Jahre der Entwicklung. Standard-CRM-Anbieter locken mit niedrigen Einstiegspreisen und verschweigen die wahren Langzeitkosten. Agenturen reden von "individuellen Lösungen" ohne konkrete Zahlen zu nennen.

Dieser Guide ändert das. Du bekommst endlich die transparenten Zahlen, die du für eine fundierte Entscheidung brauchst. Konkrete Kostenaufschlüsselungen, versteckte Faktoren und ehrliche Vergleiche – ohne Verkaufsgetöse, nur Fakten.

Quick Check: Ist Custom-CRM für dich geeignet?

Bevor wir in die Details gehen, hier die Schnell-Entscheidung:

Custom-CRM macht Sinn, wenn du:

• 20+ Mitarbeiter hast und langfristig wachsen willst
• Komplexe, branchen-spezifische Prozesse abbilden musst
• 3+ bestehende Systeme intelligent integrieren willst
• Für 5+ Jahre planst und nicht alle zwei Jahre wechseln willst
• Ein Mindestbudget von 50.000€ zur Verfügung hast

Bleib bei Standard-CRM, wenn du:

• Unter 15 Mitarbeiter hast und simple Prozesse verwendest
• Eine schnelle Lösung brauchst (unter 3 Monate bis zum Go-Live)
• Dein Budget unter 30.000€ liegt
• Standard-Verkaufsprozesse ohne Besonderheiten verwendest
• Kein internes IT-Verständnis im Team vorhanden ist

Diese Tabelle zeigt den Kern: Kurzfristig kostet Custom mehr, langfristig sparst du oft dramatisch.

Die wahren Kosten: Konkrete Zahlen statt Geheimniskrämerei

Schluss mit vagen Preisspannen. Hier sind die echten Zahlen für Custom-CRM-Entwicklung in Deutschland:

Entwicklungskosten nach Features (60-70% des Gesamtbudgets)

Core-CRM-Module:

• Kontaktverwaltung: 5.000-8.000€ (Basis-Features wie Kontakte, Firmen, Notizen)
• Lead-Management: 8.000-15.000€ (Lead-Erfassung, Qualifizierung, Scoring)
• Sales-Pipeline: 6.000-12.000€ (Deals, Phasen, Prognosen)
• E-Mail-Integration: 3.000-7.000€ (Outlook/Gmail-Sync, Templates)
• Reporting & Analytics: 5.000-12.000€ (Dashboards, Standard-Reports)

Erweiterte Features:

• Mobile App (PWA): 10.000-20.000€ (Responsive Design + Offline-Fähigkeiten)
• API-Integration pro System: 3.000-15.000€ (je nach Komplexität)
• Marketing-Automation: 15.000-30.000€ (E-Mail-Kampagnen, Lead-Nurturing)
• KI-Features: 20.000-50.000€ (ChatGPT-Integration, Predictive Analytics)
• Custom-Workflows: 10.000-25.000€ (Automatisierte Prozesse)

Projektmanagement & Design (20-25% des Budgets)

• Requirements Workshop: 2.000-5.000€ (1-2 Wochen intensive Anforderungsanalyse)
• UX/UI Design: 8.000-15.000€ (User Experience Design + Interface-Entwicklung)
• Projektmanagement: 15-20% der Entwicklungskosten (Koordination, Kommunikation)
• Testing & QA: 10-15% der Entwicklungskosten (Funktions- und Lasttests)

Setup & Deployment (10-15% des Budgets)

• Server-Setup & Cloud-Konfiguration: 1.000-3.000€
• Datenmigration aus Alt-Systemen: 5.000-20.000€ (je nach Datenqualität)
• Team-Schulungen: 500-1.000€ pro Person
• DSGVO-Compliance-Implementierung: 12.000-25.000€ (Privacy by Design)

Drei realistische Kostenbeispiele

Startup-CRM (10-20 Mitarbeiter): 25.000-40.000€

Du brauchst ein schlankes System für den Start:

• Basis Kontakte und Lead-Management
• E-Mail-Integration mit Outlook/Gmail
• Einfaches Reporting für Geschäftsführung
• Mobile-optimierte Webversion
• Entwicklungszeit: 2-3 Monate
• Team: 2-3 Entwickler

KMU-CRM (30-80 Mitarbeiter): 60.000-100.000€

Du willst ein professionelles System, das mitwächst:

• Vollständiges Lead- und Deal-Management
• Integration von 3-5 bestehenden Tools (Buchhaltung, Marketing, Support)
• Custom Mobile App für Außendienst
• Erweiterte Analytics und Custom-Reports
• Automatisierte Workflows für Standard-Prozesse
• Entwicklungszeit: 4-6 Monate
• Team: 4-5 Entwickler + Designer

Mittelstand-CRM (100+ Mitarbeiter): 120.000-200.000€

Du benötigst eine Enterprise-Lösung mit allen Schikanen:

• Komplexes Multi-Pipeline-Management
• KI-gestützte Lead-Bewertung und Prognosen
• Integration von 6+ Systemen (ERP, Marketing, Support, Buchhaltung)
• Custom Reporting-Suite mit Self-Service für Teams
• Multi-Tenant-Architektur für verschiedene Abteilungen
• Entwicklungszeit: 6-12 Monate
• Team: 6-8 Entwickler + Designer + Architekt

Diese Preise basieren auf deutschen Entwickler-Stundensätzen (80-120€) und realen Projekterfahrungen. Offshore-Entwicklung kann 30-50% günstiger sein, bringt aber Kommunikations- und Qualitätsrisiken mit sich.

Die 12 versteckten Kosten (die dir keiner sagt)

Hier wird's ehrlich: Die meisten CRM-Projekte kosten 30-50% mehr als ursprünglich kalkuliert. Nicht wegen schlechter Planung, sondern wegen versteckter Kostenfaktoren, die oft verschwiegen werden:

1. Requirements-Workshop: 2.000-5.000€ 80% der Projekte scheitern an unklaren Anforderungen. Ein professioneller Workshop kostet mehr, spart aber später das Doppelte.

2. Change Requests während Entwicklung: 5.000-30.000€ Die Realität: 9 von 10 Projekten haben Änderungen. "Könnten wir noch schnell..." wird teuer.

3. Datenmigration & -bereinigung: 5.000-20.000€ Deine Excel-Listen sind nicht so sauber wie gedacht. Dubletten, Inkonsistenzen und fehlende Daten kosten Zeit.

4. Parallelbetrieb alter und neuer Systeme: 3.000-8.000€ Für sanfte Migration laufen beide Systeme parallel. Das bedeutet doppelte Datenpflege und Synchronisation.

5. DSGVO-Compliance-Implementierung: 12.000-25.000€ Privacy by Design ist Pflicht, nicht optional. Erhöht den Entwicklungsaufwand um 15-20%.

6. Server & Hosting: 2.000-8.000€ jährlich Je nach Nutzerzahl und Datenvolumen. Skaliert mit deinem Wachstum.

7. SSL-Zertifikate & Security-Setup: 500-2.000€ jährlich Für professionellen Betrieb unerlässlich. Wildcard-Zertifikate und erweiterte Security kosten extra.

8. Backup & Disaster Recovery: 1.000-3.000€ jährlich Automatische Backups und Notfall-Pläne. Datenverlust kostet mehr als Vorsorge.

9. Wartung & Updates: 10-20% der Entwicklungskosten pro Jahr Security-Updates, Bug-Fixes und kleine Anpassungen. Bei 60.000€ Entwicklung sind das 6.000-12.000€ jährlich.

10. Feature-Updates & Erweiterungen: 10.000-50.000€ jährlich Dein Business wächst, neue Anforderungen entstehen. Rechne mit kontinuierlichen Verbesserungen.

11. Interner Administrationsaufwand: 20.000-40.000€ pro Jahr Jemand muss sich um User-Management, Daten-Hygiene und Prozess-Optimierung kümmern. Rechne mit 50% einer Vollzeit-Kraft.

12. Schulungen für neue Mitarbeiter: 500€ pro Person Bei Mitarbeiter-Fluktuation entstehen laufend Schulungskosten. Besonders in wachsenden Teams relevant.

Realitäts-Check: Plane 30-50% über der reinen Entwicklungskostenschätzung für versteckte Kosten ein. Lieber positiv überrascht als böse Erwachen nach Go-Live.

Der 5-Jahres-Vergleich: Standard vs. Custom TCO

Jetzt wird's spannend: Die Total Cost of Ownership über fünf Jahre zeigt oft dramatische Unterschiede:

Die Zahlen sprechen für sich:

• HubSpot Break-Even: Nach 18 Monaten spart Custom-CRM Geld
• Salesforce Break-Even: Nach nur 14 Monaten
• Ab 30+ Usern: Custom wird fast immer wirtschaftlicher

Aber Achtung: Diese Rechnung gilt nur bei professioneller Umsetzung und realistischer Budgetierung. Billig-Custom kann teurer werden als Premium-SaaS.

Wichtige qualitative Faktoren

Vendor Lock-In vermeiden: Standard-CRM bindet dich langfristig. Datenexport ist möglich, aber Prozesse und Workflows sind nicht übertragbar.

Perfekte Anpassung: Custom-CRM wächst genau mit deinen Prozessen. Keine Kompromisse bei wichtigen Workflows.

100% Datenhoheit: Alle Kundendaten bleiben in Deutschland. Kein Risiko bei Anbieter-Übernahmen oder Geschäftsaufgaben.

Performance-Optimierung: Maßgeschneiderte Lösungen sind für deine spezifischen Use Cases optimiert. Schneller und effizienter.

Wann lohnt sich Custom CRM? Das Entscheidungs-Framework

Die Millionen-Euro-Frage: Wann macht Custom-Entwicklung wirklich Sinn? Hier unser erprobtes Framework:

Die 5 Entscheidungskriterien

1. Unternehmensgröße & Nutzerzahl (0-2 Punkte)

• 0 Punkte: Unter 15 aktive User
• 1 Punkt: 15-50 aktive User
• 2 Punkte: Über 50 aktive User

2. Prozesskomplexität (0-2 Punkte)

• 0 Punkte: Standard B2B-Verkaufsprozess
• 1 Punkt: Branchen-spezifische Besonderheiten
• 2 Punkte: Komplexe Compliance-Anforderungen oder Multi-Step-Prozesse

3. Integrations-Anforderungen (0-2 Punkte)

• 0 Punkte: 1-2 Tool-Integrationen
• 1 Punkt: 3-5 Tool-Integrationen
• 2 Punkte: 6+ Systeme müssen vernetzt werden

4. Budget & Zeithorizont (0-2 Punkte)

• 0 Punkte: Budget unter 50.000€ oder Planungshorizont unter 3 Jahre
• 1 Punkt: Budget 50.000-100.000€ und Planungshorizont 3-5 Jahre
• 2 Punkte: Budget über 100.000€ und langfristige Planung (5+ Jahre)

5. Interne Ressourcen (0-2 Punkte)

• 0 Punkte: Kein IT-Know-how, keine Zeit für Change Management
• 1 Punkt: Grundlegendes IT-Verständnis, jemand kann sich einarbeiten
• 2 Punkte: IT-affines Team, dedicated Person für CRM-Administration

Auswertung:

• 0-4 Punkte: Standard-CRM ist für dich die bessere Wahl
• 5-7 Punkte: Custom-CRM ist überlegenswert, gründliche Analyse empfohlen
• 8-10 Punkte: Custom-CRM wird sich mit hoher Wahrscheinlichkeit lohnen

Branchen-spezifische Empfehlungen

Beratung & Consulting: Custom ab 15+ Berater sinnvoll. Projektbasierte Abrechnung und komplexe Client-Historien rechtfertigen individuelle Lösung.

E-Commerce: Standard meist ausreichend. Shopify, WooCommerce & Co. bieten solide CRM-Integration.

Produktion & Industrie:

Custom für komplexe B2B-Vertriebsprozesse. Konfigurationen, technische Spezifikationen und lange Sales Cycles sprechen für individuelle Lösung.

Software & SaaS: Custom für Product-Led Growth. User Onboarding, Feature Usage Tracking und Customer Success benötigen oft maßgeschneiderte Ansätze.

Die häufigsten Denkfehler

"Wir starten mit Standard und migrieren später" Migration kostet oft mehr als direkte Custom-Entwicklung. Daten ja, Prozesse und Schulungen nein.

"Custom ist immer teurer" Kurzfristig ja, langfristig oft deutlich günstiger. Die TCO-Betrachtung ist entscheidend.

"Standard-CRM kann man nicht anpassen" Doch, aber limitiert und teuer. Jede größere Anpassung kostet extra und schränkt Update-Fähigkeit ein.

Der pragmatische Weg: MVP-Strategie für Startups

Du bist unsicher, ob Custom die richtige Wahl ist? Hier der risikominimierte Weg in drei Phasen:

Phase 1: No-Code MVP (2-4 Wochen, 0-5.000€)

Setup: Airtable + Zapier + Gmail/Outlook Funktionen: Basic Contact Management, einfache Automatisierungen Ziel: Workflows testen, Team schulen, Anforderungen validieren Exit-Strategie: Daten exportierbar, wenig Lock-In

Perfekt für: Allererste CRM-Gehversuche, Prozess-Validierung, Teams ohne IT-Erfahrung

Phase 2: Low-Code Prototype (1-2 Monate, 8.000-20.000€)

Setup: Bubble, OutSystems, Webflow oder ähnliche Plattformen Funktionen: Professionelle UI, erweiterte Automatisierungen, Custom Fields Ziel: Echte Kunden bedienen, Prozesse verfeinern, Skalierbarkeit testen Exit-Strategie: API-Zugang für Datenmigration, technische Basis für Custom

Perfekt für: Schnelle Marktvalidierung, Professional Services, kleinere B2B-Unternehmen

Phase 3: Custom Development (3-6 Monate, 40.000-120.000€)

Setup: Maßgeschneiderte Lösung basierend auf Learnings Funktionen: Volle Kontrolle, perfekte Integration, optimierte Performance Ziel: Skalierung, Wettbewerbsvorteile, langfristige Lösung Exit-Strategie: Vollständige Datenhoheit, keine Vendor-Abhängigkeit

Perfekt für: Validierte Geschäftsmodelle, skalierbare Unternehmen, komplexe Prozesse

Migration zwischen den Phasen

Phase 1 → Phase 2: Daten via CSV/API übertragen, Prozesse verfeinern Phase 2 → Phase 3: API-Integration für nahtlose Migration, bestehende UI als Vorlage

Wichtig: Plane von Anfang an den Wechselpfad. Standardisierte Datenexporte und API-Zugang sind entscheidend für spätere Migration.

Wann direkt zu Custom?

Überspringe die Phasen, wenn du:

• Klare, dokumentierte Anforderungen hast
• Budget von 60.000€+ verfügbar ist
• Time-to-Market nicht kritisch ist (6+ Monate OK)
• Erfahrenes Team für Change Management hast
• Bereits CRM-Erfahrung aus vorherigen Rollen/Unternehmen mitbringst

Häufige Fehler bei CRM-Projekten (und wie du sie vermeidest)

Nach dutzenden CRM-Projekten sehen wir immer wieder die gleichen Kostentreiber:

Die Top 5 Projekt-Killer

1. Unklare Requirements (Kostensteigerung: +50-100%)

Der Fehler: "Wir brauchen ein CRM, die Details klären wir während der Entwicklung."

Die Folgen: Ständige Änderungen, Scope Creep, frustrierte Teams auf beiden Seiten.

Die Lösung: Detaillierte Anforderungsanalyse vor Projektstart. Lieber 2 Wochen mehr investieren als 2 Monate länger entwickeln.

2. Feature-Creep während Entwicklung (Kostensteigerung: +30-80%)

Der Fehler: "Könnten wir noch schnell eine kleine Funktion hinzufügen?"

Die Folgen: "Kleine" Features dauern oft länger als gedacht und destabilisieren das Gesamtsystem.

Die Lösung: Strikter Change Request-Prozess mit Kostenimplikationen. Jede Änderung wird bewertet, geschätzt und genehmigt.

3. Unterschätzte Datenmigration (Kostensteigerung: +20-40%)

Der Fehler: "Unsere Excel-Listen sind sauber und strukturiert."

Die Folgen: Dubletten, inkonsistente Formate, fehlende Verknüpfungen werden erst bei Migration entdeckt.

Die Lösung: Datenaudit vor Projektstart. Sample-Migration für Realitäts-Check.

4. Vernachlässigte User Adoption (Kostensteigerung: +25-60%)

Der Fehler: "Das neue System erklärt sich von selbst."

Die Folgen: Team nutzt das System nicht, fällt auf Excel zurück, ROI verfehlt.

Die Lösung: Change Management von Tag 1. User in Entwicklung einbeziehen, kontinuierliche Schulungen.

5. Fehlende Test-Strategie (Kostensteigerung: +15-30%)

Der Fehler: "Wir testen alles beim Live-Gang mit echten Daten."

Die Folgen: Bugs im Produktivbetrieb, Dateninkonsistenzen, User-Frust.

Die Lösung: Staging-Umgebung, automatisierte Tests, User Acceptance Testing vor Go-Live.

Erfolgsfaktoren für CRM-Projekte

• Executive Sponsor: Jemand aus der Geschäftsführung muss das Projekt treiben
• Dedicated Product Owner: Minimum 20% einer Person für Anforderungen und Tests
• Klare Erfolgsmetriken: Definiere messbare Ziele (Zeit pro Deal, Conversion Rate, etc.)
• Agile Entwicklung: Iterative Entwicklung mit regelmäßigen Reviews
• Kontinuierliches Feedback: User früh und oft einbeziehen

Custom vs. Standard: Der ehrliche Feature-Vergleich

Keine Lösung ist in allem überlegen. Hier die ehrliche Gegenüberstellung:

Was Standard-CRM wirklich gut kann

Bewährte Best Practices: Standard-Systeme haben millionenfach erprobte Sales-Prozesse. Du profitierst von Erfahrungen tausender Unternehmen.

Schneller Start:

2-4 Wochen bis zum produktiven Einsatz. Ideal wenn Time-to-Market kritisch ist.

Kontinuierliche Updates: Neue Features ohne zusätzliche Kosten. KI-Integration, Mobile Apps – alles inklusive.

Ecosystem & Integrationen: Hunderte vorgefertigte Integrationen. Von E-Mail-Marketing bis Buchhaltung.

Support & Community: 24/7-Support, Online-Tutorials, aktive User-Communities.

Wo Custom unschlagbar ist

100% passgenaue Prozesse: Kein Kompromiss bei wichtigen Workflows. System folgt deinen Prozessen, nicht umgekehrt.

Unbegrenzte Anpassbarkeit: Neue Geschäftsmodelle, Compliance-Anforderungen, innovative Features – alles umsetzbar.

Performance-Optimierung: Maßgeschneiderte Lösung für deine Use Cases. Schneller und effizienter.

Datenhoheit: Alle Daten in Deutschland, vollständige Kontrolle, kein Vendor Lock-In.

Langfristige Kostenvorteile: Nach Break-Even oft drastisch günstiger als Standard-Lösungen.

Hybrid-Ansätze: Das Beste aus beiden Welten

Option 1: Standard-Core + Custom-Tools HubSpot für Standard-CRM, Custom-Tools für spezielle Prozesse (Konfiguration, Preisfindung, etc.)

Option 2: Custom-Core + Standard-Tools

Maßgeschneiderte CRM-Basis, Standard-Tools für Marketing und Support

Option 3: API-First-Architektur Verschiedene Tools optimal kombiniert über starke API-Integration

So findest du den richtigen Entwicklungspartner

Die Partnerwahl entscheidet über Erfolg oder Fiasko deines CRM-Projekts:

Die 5 wichtigsten Auswahlkriterien

1. CRM-Expertise vor Allround-Entwicklung

Worauf achten: Referenzen in deiner Branche, nachweisbare CRM-Projekte, Verständnis für Sales-Prozesse

Richtige Fragen: "Erzählen Sie von ihrem letzten ähnlichen CRM-Projekt. Was waren die Herausforderungen? Wie wurde ROI gemessen?"

Red Flag: "CRM ist nur ein weiteres Web-Projekt für uns."

2. Transparente Preismodelle und Risikomanagement

Worauf achten: Klare Definition von Leistungsumfang, Fixpreis vs. Time & Material, realistische Zeitschätzungen

Richtige Fragen: "Was passiert bei Scope-Änderungen? Wie werden Zusatzkosten berechnet? Welche Garantien gibt es?"

Red Flag: Unrealistisch niedrige Preise oder vage Kostenangaben

3. Business-Verständnis vor Tech-Fokus

Worauf achten: Hinterfragt deine Anforderungen, schlägt Verbesserungen vor, denkt in ROI statt Features

Richtige Fragen: "Würden Sie uns von diesem Feature abraten? Wie messen wir den Projekterfolg?"

Red Flag: Redet nur über Technologie, nicht über Business Impact

4. Kommunikation und Projektmanagement

Worauf achten: Regelmäßige Updates, klare Ansprechpartner, strukturierte Dokumentation

Richtige Fragen: "Wie oft gibt es Updates? Wer ist mein fester Ansprechpartner? Wie läuft die Projektdokumentation?"

Red Flag: Kommunikation nur über Projektmanager, keine direkten Entwickler-Kontakte

5. Langfristige Partnerschaft

Worauf achten: Support-Kapazitäten, Update-Strategien, Wachstums-Begleitung

Richtige Fragen: "Wie unterstützen Sie uns nach Go-Live? Was kostet Wartung langfristig? Haben Sie Kapazitäten für Erweiterungen?"

Red Flag: "Nach Projektende sind Sie auf sich allein gestellt."

Weitere Red Flags bei der Anbieterauswahl

• Keine konkreten Referenzen oder Case Studies
• Versprechen unrealistisch kurzer Entwicklungszeiten
• Offshore-Entwicklung ohne deutsche Projektleitung
• Kein Interesse an deinem Geschäftsmodell
• Keine klaren SLAs für Support und Wartung
• Proprietäre Technologien ohne Exit-Strategie

Warum wir bei ByteFront anders arbeiten

Transparenz ist unsere DNA. Als Wirtschaftswissenschaftler mit Tech-Leidenschaft verstehe ich deine Geschäftsprozesse – und entwickle Software, die sich rechnet, nicht nur funktioniert.

Unsere CRM-Philosophie

Ehrlichkeit vor Verkauf: Wir sagen dir ehrlich, wenn Standard-CRM für dich die bessere Wahl ist. Lieber ein zufriedener Kunde mit der richtigen Lösung als ein unzufriedener mit der falschen.

Business vor Technik: Jedes Feature muss sich rechnen. Wir fragen nicht "Ist das technisch möglich?", sondern "Bringt das dein Business voran?"

Partnerschaft vor Projektabwicklung:

Du bekommst einen langfristigen Partner, nicht nur einen Entwicklungsdienstleister. Wir denken mit, hinterfragen und optimieren kontinuierlich.

Deutsche Qualität, faire Preise: Entwicklung in Deutschland mit transparenten Stundensätzen (80-120€). Keine versteckten Offshore-Teams oder bösen Überraschungen.

Deine nächsten Schritte

Option 1: Kostenlose CRM-Potenzialanalyse (30 Minuten)

Wir besprechen deine Anforderungen und geben dir eine ehrliche Einschätzung:

• Ist Custom-CRM für dich sinnvoll?
• Realistische Kosteneinschätzung für dein Projekt
• Alternative Lösungsansätze wenn Custom nicht optimal ist
• Konkreter Fahrplan für die Umsetzung

Option 2: CRM-Strategie-Workshop (2 Stunden, 500€)

Intensiver Workshop für strategische Entscheidungen:

• Detaillierte Analyse deiner Prozesse
• Requirements Definition mit Priorisierung
• Kostenaufschlüsselung nach Phasen
• Umsetzungsroadmap mit Meilensteinen
• (Bei Projektstart vollständig anrechenbar)

Option 3: Quick-Check per E-Mail

Beschreib uns in 3-4 Sätzen:

• Dein Unternehmen und deine Branche
• Aktuelle CRM-Situation und Pain Points
• Ungefähre Nutzerzahl und Budget
• Zeitrahmen für die Umsetzung

Wir antworten innerhalb von 24 Stunden mit unserer ersten Einschätzung – kostenlos und ohne Verkaufsdruck.

→ Jetzt kostenloses Erstgespräch buchen

FAQ: Die 10 häufigsten Fragen zu CRM-Entwicklungskosten

1. Wie lange dauert CRM-Entwicklung wirklich?

MVP in 6-8 Wochen möglich, vollständige Lösung braucht 3-6 Monate. Dazu kommen 2-4 Wochen für Requirements-Analyse und Testing. Bei komplexen Enterprise-Lösungen können es auch 9-12 Monate werden.

2. Kann ich mit kleinem Budget starten und später erweitern?

Ja, absolut empfehlenswert. Ab 25.000€ ist ein funktionsfähiges MVP möglich. Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Erweiterung ohne komplette Neuentwicklung.

3. Was passiert, wenn ihr als Agentur nicht mehr da seid?

Du erhältst vollständigen Source Code, Dokumentation und Datenbank-Zugang. Jeder qualifizierte Entwickler kann das Projekt übernehmen. Kein Vendor Lock-In, 100% deine Lösung.

4. Wie viel kostet die Wartung langfristig?

Rechne mit 10-20% der ursprünglichen Entwicklungskosten pro Jahr. Bei 60.000€ Entwicklung also 6.000-12.000€ jährlich für Updates, Bug-Fixes und kleinere Anpassungen.

5. Können wir das nicht auch inhouse entwickeln?

Bei vorhandenem Entwickler-Team durchaus möglich, aber meist teurer. Ein Senior-Developer kostet intern 80-100€/Stunde (bei 120.000€ Jahresgehalt). Plus fehlendes CRM-Know-how und längere Entwicklungszeit.

6. Wie sicher sind unsere Kundendaten?

DSGVO-konforme Entwicklung ist Standard. Hosting in deutschen Rechenzentren, SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Backups und Penetration Tests gehören dazu. Deutlich sicherer als Excel-Listen.

7. Was ist, wenn sich unsere Anforderungen während der Entwicklung ändern?

Agile Entwicklung macht Anpassungen möglich. Change Requests werden transparent bewertet und kosten 80-120€/Stunde je nach Komplexität. Wichtig: Klarer Prozess für Scope-Änderungen.

8. Brauchen wir eigenes IT-Personal für den Betrieb?

Nicht zwingend. 10-20 Stunden pro Woche für User-Management und Daten-Hygiene reichen. Alternativ: Wartung komplett an uns outsourcen für 2.000-4.000€ monatlich.

9. Wie messen wir den Erfolg des neuen CRM-Systems?

Definiere KPIs vor Projektstart: Zeitersparnis pro Deal, Conversion-Rate-Verbesserung, Sales-Cycle-Verkürzung, User Adoption Rate. Typische Verbesserungen: 15-30% Effizienzsteigerung im ersten Jahr.

10. Gibt es noch versteckte Kosten, die nicht erwähnt wurden?

Alle bekannten Kostenfaktoren haben wir aufgelistet. Trotzdem empfehlen wir einen Risiko-Puffer von 20% für unvorhergesehene Anforderungen oder technische Herausforderungen. Lieber ehrlich kalkulieren als böse Überraschungen.

Die Entscheidung liegt bei dir: Standard-CRM für den schnellen Start oder Custom-CRM für langfristige Vorteile. Mit den Zahlen aus diesem Guide kannst du fundiert entscheiden.

Beide Wege können richtig sein – wenn sie zu deinem Unternehmen passen. Wir helfen dir dabei, den für dich optimalen Weg zu finden.