Eigenes Entwicklerteam vs. Agentur: Was kostet wirklich weniger?

Ein Senior Developer kostet 80.000€ im Jahr. Eine App-Entwicklung bei einer Agentur 30.000€. Trotzdem ist das eigene Team oft teurer – warum?

Die Antwort liegt in den versteckten Kosten, die viele Geschäftsführer übersehen. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Rechnung aussieht, entpuppt sich schnell als komplexe Vollkostenbetrachtung.

Wenn du gerade überlegst, ob du ein eigenes Entwicklerteam aufbauen oder mit einer Agentur arbeiten sollst, bist du hier richtig. Wir rechnen dir ehrlich vor, was beide Wege wirklich kosten – und wann sich welcher Ansatz für dein Unternehmen lohnt.

Der Trugschluss der Personalkosten

Die meisten Geschäftsführer schauen nur auf das Gehalt. 80.000€ für einen Senior Developer? Das sind knapp 6.700€ im Monat. Klingt überschaubar.

Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Zu dem Gehalt kommen noch Arbeitgeber-Sozialabgaben von etwa 20%. Macht schon mal 96.000€ im Jahr. Aber wir sind noch lange nicht fertig.

Recruiting kostet Zeit und Geld. Ein guter Entwickler ist schwer zu finden. Headhunter verlangen 20-30% des Jahresgehalts. Selbst wenn du intern suchst, investierst du Wochen in Bewerbungsgespräche und Probearbeiten.

Equipment und Software sind teuer. Ein MacBook Pro, zwei Monitore, ergonomischer Arbeitsplatz, Software-Lizenzen – schnell sind 5.000€ weg.

Arbeitsplatz-Kosten laufen weiter. Büro, Strom, Internet, Heizung – pro Arbeitsplatz rechnet man etwa 500€ im Monat.

Fortbildung ist Pflicht. Technologie entwickelt sich rasant. Ohne kontinuierliche Weiterbildung ist dein Entwickler schnell veraltet.

Aus 80.000€ Gehalt werden plötzlich über 120.000€ reale Kosten pro Jahr. Und das ist nur ein Entwickler.

Vollkosten eines eigenen Entwicklerteams

Schauen wir uns die echten Kosten eines Senior Developers genauer an:

Aber ein Entwickler allein reicht selten. Moderne Software braucht unterschiedliche Kompetenzen:

Frontend-Entwicklung für die Benutzeroberfläche. Backend-Entwicklung für die Geschäftslogik. DevOps für Server und Deployment. UI/UX Design für eine gute Nutzererfahrung.

Du brauchst also mindestens 2-3 Personen für ein funktionsfähiges Team. Macht schnell 250.000-350.000€ im Jahr.

Plus Management-Overhead. Jemand muss das Team führen. Entweder stellst du einen Tech-Lead ein (weitere 100.000€+) oder einer deiner Entwickler übernimmt diese Rolle (weniger Zeit für Entwicklung).

Plus Projektmanagement. Software-Projekte brauchen Koordination. Entweder eine separate PM-Rolle oder zusätzliche Belastung für dein Team.

Plus Ausfallrisiken. Was passiert, wenn dein Haupt-Entwickler krank wird? Oder kündigt? Oder drei Wochen Urlaub hat? Dein Projekt steht still.

Was eine Agentur wirklich kostet

Eine Agentur rechnet anders. Statt fixer Personalkosten zahlst du projektbezogen.

Typische Stundensätze liegen zwischen 100-150€, je nach Komplexität und Expertise. Das klingt erstmal viel im Vergleich zu einem Angestellten.

Aber: Du zahlst nur für effektive Arbeitszeit. Keine Urlaube, keine Krankheitstage, keine Leerlaufzeiten zwischen Projekten.

Ein Beispiel-Projekt: Ein MVP für eine Web-App kostet bei uns etwa 40.000€. Das entspricht 4 Monaten Vollkosten eines eigenen Entwicklers – aber du bekommst ein fertiges Produkt, nicht nur 4 Monate Arbeitszeit.

Was bei einer Agentur inklusive ist:

Du bekommst sofort ein komplettes Team: Frontend-Entwickler, Backend-Entwickler, Designer, Projektmanager. Ohne Recruiting, ohne Einarbeitung, ohne Management-Overhead.

Quality Assurance läuft parallel mit.

Verschiedene Expertise-Bereiche aus einer Hand. Heute React, morgen Laravel, übermorgen DevOps – alles verfügbar.

Wartung und Support kannst du optional dazubuchen. Oder du übernimmst das selbst, wenn das Projekt läuft.

Wann sich welcher Weg lohnt

Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Es kommt auf deine Situation an.

Eigenes Team macht Sinn bei:

Langfristige, kontinuierliche Entwicklung. Wenn du über Jahre hinweg ständig neue Features entwickelst, amortisiert sich ein eigenes Team.

Unternehmenskritische Software. Wenn deine Software dein Kerngeschäft ist und du vollständige Kontrolle brauchst.

Komplexe Geschäfts-Domäne. Wenn deine Branche sehr spezifisch ist und Entwickler tiefes Verständnis für dein Business brauchen.

Große Teams ab 3+ Entwicklern. Ab einer gewissen Größe wird ein eigenes Team wirtschaftlicher als externe Dienstleister.

Agentur macht Sinn bei:

Projektbasierte Entwicklung. MVPs, spezifische Features, einmalige Automatisierungen – alles mit klarem Anfang und Ende.

Schneller Start. Du brauchst sofort Kapazität, ohne monatelange Recruiting-Phasen.

Vielfältige Expertise. Design, Frontend, Backend, DevOps, KI-Integration – alles aus einer Hand.

Risikominimierung. Kein Personal-Risiko, keine langfristigen Verpflichtungen.

Der Hybrid-Ansatz

Viele unserer Kunden fahren einen Mix-Ansatz:

Agentur für MVP und Grundfunktionen. Schneller Start, professionelle Umsetzung, bewährte Prozesse.

Eigenes Team für kontinuierliche Weiterentwicklung. Sobald das Produkt läuft und Features kontinuierlich entwickelt werden.

Agentur als "Extended Team" für Spezial-Projekte. KI-Integration, komplexe Automatisierungen, neue Technologien.

Break-Even-Analyse: Die Zahlen

Rechnen wir mal konkret:

Eigenes Team: 122.000€ pro Jahr für einen Senior Developer (ohne die anderen Rollen, die du brauchst).

Agentur: 150€ Stundensatz × 1.600 Stunden = 240.000€ für ein "Vollzeit-Äquivalent".

Aber: Die meisten Projekte brauchen keine 1.600 Entwicklerstunden im Jahr. Ein typisches MVP braucht 200-400 Stunden. Eine Automatisierung 40-80 Stunden.

Der Break-Even liegt bei etwa 800 Stunden pro Jahr. Brauchst du weniger, ist die Agentur günstiger. Brauchst du mehr, wird ein eigenes Team interessant.

Die Realität: Die wenigsten KMUs haben kontinuierlich 800+ Stunden Entwicklungsarbeit im Jahr. Die meisten Projekte sind sporadisch und projektbasiert.

Entscheidungs-Framework: Diese Fragen helfen

Beantworte dir ehrlich diese Fragen:

• Wie viele Entwicklerstunden brauchen wir realistisch pro Jahr?
• Haben wir kontinuierliche Entwicklungsarbeit oder projektweise?
• Können wir ein komplettes Team (3+ Personen) sinnvoll beschäftigen?
• Haben wir Tech-Management-Kompetenz im Unternehmen?
• Ist Software unser Kerngeschäft oder ein Hilfsmittel?
• Können wir 6-12 Monate Recruiting-Zeit überbrücken?

Je mehr Fragen du mit "Nein" beantwortest, desto eher spricht das für eine Agentur.

Besonders die ersten beiden Punkte sind entscheidend. Wenn du nicht sicher weißt, wie viele Stunden du brauchst, oder die Arbeit projektweise anfällt, ist eine Agentur meist die bessere Wahl.

Der ehrliche Vergleich

Als Agentur könnten wir jetzt sagen: "Arbeitet immer mit Agenturen, die sind besser." Machen wir aber nicht.

Die Wahrheit ist: Beide Wege haben ihre Berechtigung. Ein eigenes Team ist nicht automatisch teurer oder günstiger als eine Agentur. Es kommt auf deine Situation an.

Eigene Teams sind toll, wenn du kontinuierliche Entwicklungsarbeit hast, die Ressourcen für ein komplettes Team und das Know-how, es zu führen.

Agenturen sind praktisch, wenn du projektweise arbeitest, schnell starten willst oder verschiedene Expertisen brauchst.

Vollkosten werden oft unterschätzt. Ein 80.000€ Entwickler kostet real 120.000€+ im Jahr. Plus Team, Plus Management, Plus Risiko.

Hybrid-Ansätze funktionieren gut. Start mit Agentur, bau später ein Team auf. Oder nutze beide parallel für verschiedene Projekte.

Deine nächsten Schritte

Du stehst vor dieser Entscheidung? Wir helfen dir dabei – ehrlich und unabhängig.

Lass uns 30 Minuten sprechen und deine Situation durchgehen. Welche Projekte stehen an? Wie sieht dein Budget aus? Was sind deine langfristigen Pläne?

Danach weißt du, welcher Weg für dich der richtige ist. Auch wenn das bedeutet, dass du ein eigenes Team aufbauen solltest statt mit uns zu arbeiten.

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Die Entscheidung Team vs. Agentur ist zu wichtig, um sie im Blindflug zu treffen. Lass uns die Zahlen gemeinsam durchgehen und die beste Lösung für dein Business finden.